Ngày nay, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang chuyển sang sử dụng máy chấm công khuôn mặt để quản lý nhân sự. Lý do rất đơn giản: nhanh chóng, chính xác, loại bỏ tình trạng “chấm công hộ” và tiết kiệm nhiều thời gian cho phòng nhân sự. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp khi mới mua máy lại lúng túng trong việc cách sử dụng máy chấm công khuôn mặt sao cho hiệu quả.
Trong bài viết này, tôi – với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực máy chấm công và giải pháp quản lý nhân sự – sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từ A đến Z. Hãy coi như chúng ta đang ngồi cà phê và tôi đang tư vấn trực tiếp cho bạn vậy nhé.
Cách sử dụng máy chấm công khuôn mặt chi tiết từ A đến Z
Cách sử dụng máy chấm công khuôn mặt – cách đăng ký
Thực tế, hầu hết các dòng máy chấm công khuôn mặt hiện nay đều được tích hợp thêm tính năng chấm công bằng vân tay nhằm tăng độ linh hoạt trong nhận diện. Tuy nhiên, để đảm bảo tính công bằng tuyệt đối và hạn chế gian lận, bạn hoàn toàn có thể tắt chức năng vân tay nếu không cần dùng đến.
Mỗi thương hiệu máy chấm công sẽ có giao diện quản lý khác nhau, nhưng nhìn chung, quy trình đăng ký khuôn mặt cho nhân viên mới đều khá tương tự. Bạn có thể tham khảo các bước cơ bản sau:
- Mở Menu chính trên màn hình thiết bị.
- Vào mục Quản lý nhân viên để bắt đầu thêm mới thông tin.
- Chọn Thêm nhân viên và nhập các thông tin cơ bản (ID, tên, phòng ban nếu có).
- Chọn mục Khuôn mặt (Face ID) để tiến hành đăng ký. Yêu cầu nhân viên đứng trước máy, nhìn thẳng vào camera, giữ khoảng cách vừa phải và làm theo hướng dẫn trên màn hình. Một số dòng máy có thể yêu cầu nhân viên nhìn thẳng nhiều lần để ghi nhận đủ dữ liệu.
- Khi hệ thống thông báo đăng ký thành công, bạn hãy quay lại màn hình chính và thử chấm công ngay để kiểm tra độ chính xác.
Lưu ý khi đăng ký:
- Đảm bảo khu vực đăng ký đủ ánh sáng, không bị chói.
- Yêu cầu nhân viên nhìn thẳng vào màn hình, không quay đầu.
- Việc đăng ký nhiều khuôn mặt cho một người giúp tăng độ chính xác.
Hướng dẫn xóa thông tin nhân viên trên hệ thống máy chấm công khuôn mặt
Khi có nhân viên nghỉ việc hoặc cần cập nhật lại thông tin, việc xóa dữ liệu cũ là rất cần thiết.
Các bước thực hiện trên máy chấm công:
- Mở Menu chính và chọn mục Quản lý người dùng.
- Trong danh sách hiển thị, tìm đến ID của nhân viên cần xóa.
- Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ dữ liệu liên quan như tên, mã số, khuôn mặt, vân tay… Bạn chỉ cần xác nhận Xóa để hoàn tất thao tác.
Lưu ý:
- Một số máy cho phép bạn xóa dữ liệu khuôn mặt nhưng vẫn giữ lại thông tin chấm công. Điều này rất hữu ích cho việc truy xuất dữ liệu sau này.
- Nếu bạn muốn xóa hoàn toàn dữ liệu, hãy kiểm tra kỹ tùy chọn trên máy hoặc phần mềm.
Xóa thông tin qua phần mềm quản lý:
Phần lớn các máy chấm công đều đi kèm phần mềm quản lý trên máy tính. Việc xóa thông tin qua phần mềm sẽ nhanh chóng và tiện lợi hơn.
- Mở phần mềm: Đăng nhập vào phần mềm quản lý bằng tài khoản Admin.
- Vào mục “Quản lý nhân viên“: Bạn sẽ thấy danh sách toàn bộ nhân viên và thông tin của họ.
- Tìm và xóa: Tìm tên nhân viên cần xóa, nhấn chuột phải và chọn “Xóa” hoặc sử dụng nút “Xóa” trên thanh công cụ.
- Đồng bộ dữ liệu: Sau khi xóa trên phần mềm, bạn cần đồng bộ lại dữ liệu với máy chấm công để thông tin được cập nhật.
Hướng dẫn thiết lập quyền admin và quyền users
Việc phân quyền Admin và User là cực kỳ quan trọng để đảm bảo an toàn và bảo mật cho hệ thống.
Quyền Admin:
Có quyền truy cập vào tất cả các chức năng của máy, bao gồm:
- Đăng ký, xóa, sửa thông tin nhân viên.
- Thiết lập các thông số hệ thống.
- Xem lịch sử chấm công, xuất báo cáo.
- Cài đặt mạng, giờ giấc, mật khẩu.
- Thường chỉ nên có 1-2 người quản lý được cấp quyền này.
Quyền Users (người dùng thông thường):
- Chỉ có quyền chấm công, không thể truy cập vào Menu hay các cài đặt khác.
- Thông thường, nhân viên bình thường sẽ được mặc định là User khi đăng ký.
Cách thiết lập và phân quyền trên máy chấm công khuôn mặt:
- Truy cập Menu chính để vào giao diện các chức năng.
- Chọn mục Vai trò người dùng, hệ thống sẽ hiển thị danh sách các vai trò có thể thiết lập.
- Nhấn Kích hoạt vai trò để bắt đầu quá trình phân quyền.
- Tiếp theo, màn hình sẽ hiện danh sách nhân viên. Chọn Xác định vai trò người dùng và gán các quyền phù hợp. Hệ thống thường cung cấp nhiều đặc quyền như: quản lý dữ liệu, kiểm soát truy cập, cá nhân hóa,… Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh và cấp quyền cho từng người theo nhu cầu thực tế.
Gợi ý: Nên phân quyền rõ ràng giữa quản trị viên (admin) và người dùng (user) để vừa đảm bảo bảo mật vừa giúp hệ thống vận hành hiệu quả.
Lưu ý khi sử dụng máy chấm công bằng khuôn mặt
Để hệ thống hoạt động hiệu quả và chính xác, bạn cần lưu ý một số điều sau:
- Vị trí lắp đặt: Hãy lắp máy ở nơi có ánh sáng đều, không bị ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào màn hình hoặc camera. Ánh sáng quá chói hoặc quá tối sẽ ảnh hưởng đến khả năng nhận diện.
- Khoảng cách và góc độ: Hướng dẫn nhân viên đứng cách máy khoảng 30-50 cm, nhìn thẳng vào camera. Tránh đứng quá gần, quá xa hoặc nghiêng đầu khi chấm công.
- Vệ sinh định kỳ: Thường xuyên lau chùi màn hình và camera của máy bằng vải mềm, sạch. Bụi bẩn hoặc vết ố có thể làm giảm độ chính xác của cảm biến.
- Đối phó với các thay đổi: Nếu nhân viên thay đổi ngoại hình đáng kể (ví dụ: để râu, thay kiểu tóc,…) bạn có thể đăng ký lại khuôn mặt cho họ.
- Không đeo phụ kiện: Nhắc nhở nhân viên tháo kính râm, khẩu trang hoặc mũ khi chấm công để máy nhận diện chính xác nhất.
- Đồng bộ dữ liệu: Hãy đảm bảo máy chấm công và phần mềm luôn được kết nối và đồng bộ dữ liệu thường xuyên. Điều này giúp tránh mất mát dữ liệu và giữ cho thông tin luôn cập nhật.
FAQ – Cách sử dụng máy chấm công khuôn mặt
1. Máy chấm công khuôn mặt có nhận diện được khi đeo khẩu trang không?
Phần lớn các dòng máy đời mới có thể nhận diện ngay cả khi người dùng đeo khẩu trang. Tuy nhiên, để đảm bảo độ chính xác cao nhất, bạn nên đăng ký cả khuôn mặt có khẩu trang và không khẩu trang, hoặc yêu cầu nhân viên tháo khẩu trang khi chấm công.
2. Một nhân viên có thể đăng ký nhiều phương thức chấm công không?
Có. Ngoài khuôn mặt, nhiều máy còn hỗ trợ thêm vân tay và thẻ từ. Bạn có thể đăng ký đồng thời nhiều phương thức cho một nhân viên. Tuy nhiên, nếu muốn công bằng tuyệt đối, doanh nghiệp có thể khóa tính năng vân tay/thẻ và chỉ sử dụng nhận diện khuôn mặt.
3. Làm thế nào để xóa dữ liệu của nhân viên khi nghỉ việc?
Bạn chỉ cần vào Menu → Quản lý người dùng → Chọn ID nhân viên → Xóa dữ liệu. Sau đó đồng bộ lại với phần mềm để chắc chắn hệ thống không còn lưu thông tin của nhân viên đã nghỉ.
4. Máy chấm công khuôn mặt có nhận diện được khi ánh sáng yếu không?
Tùy từng dòng máy. Các thiết bị cao cấp thường tích hợp hồng ngoại nên vẫn nhận diện được trong điều kiện thiếu sáng. Tuy nhiên, để ổn định lâu dài, bạn nên lắp đặt ở nơi có ánh sáng tốt, tránh ánh sáng gắt hoặc ngược sáng trực tiếp.
5. Dữ liệu chấm công có bị mất khi máy hỏng không?
Thông thường, dữ liệu sẽ được lưu trữ đồng bộ với phần mềm quản lý trên máy tính hoặc server. Doanh nghiệp nên thiết lập sao lưu định kỳ để tránh rủi ro mất dữ liệu khi thiết bị gặp sự cố.
TTZ Việt – Đơn vị cung cấp các dòng máy chấm công có độ chính xác cao
Bạn thấy đấy, việc vận hành một chiếc máy chấm công khuôn mặt không hề phức tạp. Nó là một khoản đầu tư xứng đáng cho sự chuyên nghiệp và hiệu quả của doanh nghiệp. Bạn không chỉ có được dữ liệu chính xác, mà còn tạo ra một môi trường làm việc công bằng và hiện đại.
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp chấm công khuôn mặt chất lượng cao, với độ chính xác tuyệt đối và dịch vụ hỗ trợ tận tình, hãy để TTZ Việt trở thành đối tác tin cậy của bạn. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi không chỉ bán máy, mà còn mang đến giải pháp toàn diện, phù hợp với mọi quy mô và ngành nghề.
Địa chỉ: Thôn 4, Xã Thanh Trì, TP. Hà Nội
Địa chỉ trụ sở Bắc Giang: Phường Hoàng Văn Thụ, TP. Bắc Giang
Địa chỉ trụ sở miền Nam: 58/17 Hà Huy Giáp, Phường An Phú Đông, TP. Hồ Chí Minh
Hotline: 0975 93 92 91
Email: [email protected]
