TMS là gì? Tìm hiểu về giải pháp quản lý vận tải tối ưu hiệu quả

Trong kỷ nguyên thương mại điện tử và chuỗi cung ứng toàn cầu hóa, hoạt động vận tải đã trở thành một trong những yếu tố tiêu tốn chi phí lớn nhất và phức tạp nhất đối với mọi doanh nghiệp. Sự gia tăng về khối lượng đơn hàng, yêu cầu giao hàng nhanh chóng, cùng với biến động giá nhiên liệu và chi phí nhân công, đang tạo áp lực lớn lên các nhà quản lý logistics. Bài viết này, được thực hiện bởi chuyên gia trong lĩnh vực kiểm soát xe và ra vào tại TTZ Việt Nam, sẽ phân tích chi tiết về TMS (Transportation Management System), một giải pháp công nghệ chiến lược được thiết kế để giải quyết các thách thức này. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách TMS tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất vận hành, và tích hợp với các hệ thống kiểm soát an ninh hiện đại để mang lại lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp.

NỘI DUNG BÀI VIẾT

Hệ thống quản lý vận tải TMS là gì?

TMS là viết tắt của Transportation Management System, dịch ra là Hệ thống Quản lý Vận tải.

TMS được định nghĩa là một nền tảng phần mềm ứng dụng nhằm mục đích quản lý và tối ưu hóa các hoạt động vận chuyển hàng hóa, bao gồm lập kế hoạch, thực thi, giám sát và thanh toán cước phí. Hệ thống này xử lý toàn bộ quá trình di chuyển của hàng hóa, từ khâu tiếp nhận đơn hàng đến khâu giao hàng cuối cùng (end-to-end).

TMS cung cấp Khả năng Hiển thị Toàn diện (End-to-End Visibility), cho phép doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa chi phí vận tải, bất kể phương thức vận chuyển là đường bộ, đường sắt, đường biển hay hàng không.

Chức năng cốt lõi của một hệ thống TMS là giải quyết các vấn đề vận tải chính sau:

Tối ưu hóa Chi phí: Đảm bảo sử dụng tài nguyên vận tải hiệu quả nhất để giảm thiểu chi phí cho mỗi đơn vị hàng hóa.
Nâng cao Chất lượng Dịch vụ: Cải thiện độ chính xác về thời gian giao hàng và cung cấp thông tin minh bạch cho khách hàng.
Tăng cường Hiệu suất Vận hành: Tự động hóa các quy trình thủ công phức tạp trong logistics.

Trong bối cảnh logistics hiện đại, việc ứng dụng TMS là một yếu tố then chốt tạo nên sự khác biệt về hiệu suất và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Các tính năng chính của một hệ thống TMS

Một hệ thống TMS hiện đại bao gồm nhiều mô-đun chuyên biệt, được thiết kế để tự động hóa và tối ưu hóa các giai đoạn khác nhau của quy trình vận tải:

Tối ưu hóa kế hoạch và tuyến đường

Đây là chức năng trung tâm, nơi các thuật toán được sử dụng để đưa ra các quyết định vận tải tối ưu:

Tối ưu hóa Tuyến đường Động (Dynamic Route Optimization): Hệ thống phân tích đa yếu tố, bao gồm chi phí nhiên liệu, thời gian lái xe, các trạm dừng cần thiết, và các giới hạn về cửa sổ thời gian giao nhận (Time Windows), để đề xuất tuyến đường hiệu quả nhất về mặt kinh tế và thời gian.
Tối ưu hóa Tải trọng và Sắp xếp (Load/Space Optimization): Tính năng này tính toán cách sắp xếp hàng hóa tối ưu vào phương tiện vận chuyển (xe tải, container) nhằm mục đích tối đa hóa việc sử dụng không gian và giảm thiểu các chuyến xe thiếu tải (Empty Runs).
Tự động Lựa chọn Phương thức và Nhà vận chuyển (Mode & Carrier Selection): Dựa trên các quy tắc kinh doanh đã định (ví dụ: chi phí thấp nhất, thời gian vận chuyển ngắn nhất), TMS tự động đối chiếu các đơn hàng với dữ liệu hợp đồng cước phí để lựa chọn nhà vận chuyển và phương thức vận tải phù hợp nhất.

Thực thi vận tải và quản lý đơn hàng

Các chức năng này tập trung vào việc chuyển kế hoạch thành hành động và quản lý giao dịch:

Tạo và Gửi Lệnh vận chuyển: Tự động hóa việc tạo các chứng từ vận tải cần thiết (như Bill of Lading – BOL) và truyền lệnh vận chuyển đến nhà vận chuyển hoặc tài xế.
Quản lý Cước phí (Rating): Cung cấp khả năng tính toán cước phí dự kiến chính xác cho mỗi chuyến hàng dựa trên các điều khoản hợp đồng đã ký kết, hỗ trợ dự toán chi phí và đối chiếu giá.
Quản lý Đội xe Nội bộ (Fleet Management): Đối với các doanh nghiệp sở hữu đội xe riêng, TMS hỗ trợ phân bổ phương tiện, quản lý lịch trình tài xế, và theo dõi hiệu suất hoạt động và bảo trì của đội xe.

Khả năng hiển thị và giám sát thời gian thực

Chức năng này đảm bảo tính minh bạch và khả năng phản ứng nhanh chóng trước các sự kiện phát sinh:

Theo dõi GPS/IoT: Tích hợp dữ liệu từ các thiết bị định vị (GPS trackers) và các ứng dụng di động để cung cấp vị trí chính xác của hàng hóa và phương tiện.
Cảnh báo Chủ động: TMS thiết lập các quy tắc cảnh báo tự động khi có các sự kiện bất thường, chẳng hạn như xe bị chậm trễ so với Thời gian đến Dự kiến (ETA) hoặc đi chệch khỏi tuyến đường đã phê duyệt.
Quản lý Proof of Delivery (ePOD): Cho phép thu thập bằng chứng giao hàng điện tử (chữ ký, hình ảnh, tọa độ GPS) thông qua thiết bị di động, đồng bộ dữ liệu ngay lập tức về hệ thống.

Tích hợp với kiểm soát ra vào và sân bãi

Đây là một tính năng chiến lược giúp tối ưu hóa luồng xe tại các cơ sở logistics và kho bãi:

Phân luồng Xe tự động (Smart Gate Control): TMS truyền dữ liệu lệnh vận chuyển đã được phê duyệt đến hệ thống kiểm soát ra vào của TTZ. Công nghệ Nhận dạng Biển số (LPR) sẽ tự động xác thực phương tiện và lệnh vận chuyển, cho phép tự động mở barie/cổng và ghi lại thời gian xe vào/ra, từ đó đo lường chính xác thời gian chờ đợi (Turnaround Time – TAT) tại cửa kho.
Quản lý Sân bãi (Yard Management – YMS): TMS hỗ trợ lập kế hoạch và ưu tiên vị trí đậu xe chờ (staging) và xe bốc dỡ, giúp điều phối xe một cách trật tự và hiệu quả, giảm thiểu tắc nghẽn.

Phân loại TMS

Việc lựa chọn hệ thống TMS cần dựa trên mô hình hoạt động và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. TMS thường được phân loại theo mô hình triển khai và phạm vi chức năng:

Theo mô hình triển khai

Loại TMS	Đặc điểm	Ưu điểm Chính	Phù hợp với
TMS Dựa trên Đám mây (Cloud/SaaS)	Vận hành trên máy chủ của nhà cung cấp, truy cập qua Internet, sử dụng mô hình phí thuê bao.	Triển khai nhanh, chi phí đầu tư ban đầu thấp, dễ dàng mở rộng quy mô.	Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME), và các công ty cần tính linh hoạt cao.
TMS Tại chỗ (On-Premise)	Cài đặt và vận hành trên cơ sở hạ tầng IT nội bộ của doanh nghiệp.	Kiểm soát dữ liệu tuyệt đối, khả năng tùy chỉnh cao theo yêu cầu đặc thù của quy trình.	Các tập đoàn lớn, các công ty có yêu cầu nghiêm ngặt về bảo mật dữ liệu.

Theo phạm vi vận tải

TMS Nội địa (Domestic TMS): Tập trung vào việc tối ưu hóa vận tải đường bộ và các quy tắc giao thông trong nước.
TMS Đa phương thức và Toàn cầu (Multi-Modal & Global TMS): Quản lý đồng thời nhiều phương thức vận tải (đường bộ, biển, hàng không), bao gồm các tính năng liên quan đến thủ tục hải quan và tuân thủ quy định quốc tế.
Last-Mile TMS: Chuyên biệt hóa cho việc giao hàng từ trung tâm phân phối đến tay người tiêu dùng cuối cùng, tối ưu hóa tuyến đường cho các phương tiện nhỏ và cải thiện trải nghiệm khách hàng ở khâu cuối cùng.

Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm TMS

Ứng dụng phần mềm TMS được coi là một khoản đầu tư chiến lược mang lại lợi ích tài chính và vận hành rõ ràng:

Giảm chi phí vận tải

Việc tối ưu hóa tuyến đường và tải trọng có thể giúp giảm chi phí cước vận tải từ 5% đến 15%.

Tối ưu hóa Tuyến đường và Tải trọng: Giảm quãng đường di chuyển không cần thiết (Empty Miles) và tối đa hóa hiệu suất sử dụng phương tiện.
Kiểm toán Cước phí Tự động: Phát hiện và loại bỏ các lỗi sai sót trong hóa đơn từ nhà vận chuyển, giúp tiết kiệm từ 1% đến 3% tổng chi phí.

Tăng tốc độ và hiệu suất vận hành

TMS tự động hóa các tác vụ lặp lại, cho phép nhân viên điều hành logistics tập trung vào các vấn đề chiến thuật:

Tự động hóa Quy trình: Rút ngắn đáng kể thời gian xử lý đơn hàng, từ khâu lên kế hoạch đến khi xe lăn bánh ra khỏi kho.
Tối ưu hóa Tài sản: Quản lý hiệu quả lịch trình bảo trì và phân bổ đội xe, gia tăng tuổi thọ và hiệu suất sử dụng phương tiện.

Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng

Dịch vụ giao hàng tin cậy là một lợi thế cạnh tranh cốt lõi.

Thông báo ETA Chính xác: Cung cấp thông báo về Thời gian đến Dự kiến (ETA) dựa trên dữ liệu thời gian thực, giúp khách hàng chủ động hơn trong việc nhận hàng.
Tính Minh bạch cao: Khách hàng có thể tự tra cứu tình trạng đơn hàng, giảm thiểu áp lực lên bộ phận hỗ trợ khách hàng.

Ra quyết định dựa trên dữ liệu

TMS là kho lưu trữ dữ liệu vận tải quý giá, hỗ trợ việc phân tích và cải tiến liên tục.

Phân tích Hiệu suất: Cung cấp các báo cáo chi tiết về tỷ lệ giao hàng đúng giờ (On-Time Delivery), chi phí trên mỗi đơn vị, và hiệu suất của từng nhà vận chuyển, từ đó hỗ trợ việc đàm phán hợp đồng và cải tiến quy trình vận hành.

Tăng cường an ninh và tuân thủ

Trong các cơ sở logistics, TMS đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo an ninh.

Kiểm soát An ninh: Dữ liệu lệnh vận chuyển được sử dụng để xác thực các phương tiện ra vào (đặc biệt khi tích hợp với hệ thống kiểm soát xe), ngăn chặn truy cập trái phép và giảm thiểu rủi ro thất thoát hàng hóa.
Tuân thủ Pháp luật: Đảm bảo hồ sơ vận tải được lưu trữ đầy đủ, chính xác, và dễ dàng truy xuất để đáp ứng các yêu cầu tuân thủ.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm quản lý vận tải TMS?

TMS là giải pháp cần thiết cho bất kỳ doanh nghiệp nào có hoạt động vận tải phức tạp hoặc có chi phí vận chuyển chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động:

Các công ty sản xuất

Nhu cầu: Quản lý luồng nguyên vật liệu vào (Inbound) và thành phẩm ra (Outbound), cần đảm bảo giao hàng theo tiêu chuẩn Just-In-Time (JIT) để duy trì sự liên tục của dây chuyền sản xuất.
Giá trị TMS: Tối ưu hóa việc thu gom và lập lịch giao hàng chính xác, giảm thiểu chi phí phát sinh do chậm trễ hoặc lưu kho.

Các công ty bán lẻ và thương mại điện tử

Nhu cầu: Quản lý khối lượng lớn đơn hàng nhỏ lẻ, yêu cầu giao hàng nhanh (Same-Day Delivery) và độ chính xác cao trong chặng cuối (Last-Mile).
Giá trị TMS: Last-Mile TMS tối ưu hóa tuyến đường cho các phương tiện giao hàng chặng cuối và quản lý quy trình đổi trả (Reverse Logistics) hiệu quả.

Nhà cung cấp dịch vụ Logistics bên thứ ba

Nhu cầu: Cần một nền tảng tập trung để quản lý vận tải cho nhiều khách hàng cùng lúc, mỗi khách hàng có các yêu cầu, mức cước phí và mạng lưới vận chuyển riêng biệt.
Giá trị TMS: Cung cấp khả năng quản lý đa khách hàng (Multi-tenant), tự động hóa việc báo giá, và tạo các báo cáo hiệu suất chi tiết cho khách hàng.

Bất kỳ doanh nghiệp nào có chi phí vận tải lớn

Các doanh nghiệp mà chi phí vận tải vượt quá 5% doanh thu hoặc có ngân sách vận tải hàng năm đáng kể nên ưu tiên triển khai TMS để tận dụng ngay lập tức tiềm năng tiết kiệm chi phí.

Tại sao chuỗi cung ứng cần TMS?

TMS là một phần không thể thiếu của chuỗi cung ứng hiện đại vì nó tạo ra sự liên kết giữa các hệ thống và các hoạt động vật lý:

Đảm bảo tính nhất quán dữ liệu

TMS hoạt động như một cầu nối dữ liệu, nhận thông tin đơn hàng từ các hệ thống lập kế hoạch cấp cao (ERP/WMS) và cung cấp dữ liệu thực thi (chi phí, trạng thái giao hàng) trở lại các hệ thống đó. Điều này tạo ra một nguồn dữ liệu thật duy nhất về vận tải, loại bỏ sự không đồng nhất giữa các phòng ban (Kho, Kế toán, Bán hàng).

Tăng khả năng phục hồi và thích ứng

Trong môi trường vận tải dễ biến động, khả năng phản ứng nhanh là tối quan trọng.

TMS sử dụng thuật toán để nhanh chóng xác định và đề xuất các tuyến đường thay thế hoặc nhà vận chuyển dự phòng khi xảy ra sự cố (tắc nghẽn giao thông, hủy chuyến), duy trì tính liên tục của chuỗi cung ứng.
Hệ thống hỗ trợ chạy mô phỏng các kịch bản rủi ro để lập kế hoạch ứng phó trước.

Quản lý hiệu suất nhà cung cấp

TMS cung cấp các chỉ số hiệu suất khách quan (Scorecard) để đánh giá các nhà vận chuyển dựa trên dữ liệu thực tế (tỷ lệ giao hàng đúng giờ, độ chính xác của hóa đơn, tỷ lệ hủy chuyến), từ đó hỗ trợ việc lựa chọn và quản lý đối tác một cách hiệu quả.

Sự khác biệt giữa hệ thống TMS và WMS

Mặc dù cả TMS và WMS (Warehouse Management System – Hệ thống Quản lý Kho) đều là các giải pháp cốt lõi của logistics, chúng phục vụ các mục đích khác nhau:

Đặc điểm	Hệ thống TMS (Transportation Management System)	Hệ thống WMS (Warehouse Management System)
Phạm vi Chính	Di chuyển hàng hóa BÊN NGOÀI cơ sở (kho, nhà máy).	Di chuyển và lưu trữ hàng hóa BÊN TRONG cơ sở (kho).
Mục tiêu Chính	Tối ưu hóa tuyến đường, cước phí, và thời gian vận chuyển.	Tối ưu hóa tồn kho, lấy hàng (picking), đóng gói, và không gian lưu trữ.

Vai trò Tích hợp:

Thành công của logistics hiện đại phụ thuộc vào sự tích hợp liền mạch giữa hai hệ thống.

WMS thông báo cho TMS rằng hàng hóa đã sẵn sàng để vận chuyển (với các thông số trọng lượng và kích thước cuối cùng).
TMS sau đó xác nhận việc điều xe và cung cấp thông tin chi tiết về xe (biển số, ETA) cho WMS, cho phép WMS lên lịch sắp xếp nhân công và cửa bốc dỡ hợp lý, đảm bảo tốc độ xếp dỡ nhanh chóng.

Lời khuyên Triển khai: Việc lập kế hoạch tích hợp giao diện API giữa TMS và WMS là một bước không thể bỏ qua để đạt được quy trình logistics liền mạch.

Thời gian triển khai TMS hết bao lâu?

Thời gian triển khai một hệ thống TMS cấp doanh nghiệp thường kéo dài khoảng 4 đến 7 tháng, tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp trong việc tích hợp với các hệ thống hiện có (ERP, WMS). Quá trình này được cấu trúc thành bốn giai đoạn chính: Phân tích và Thiết kế (3-6 tuần) để xác định phạm vi; Cấu hình và Tích hợp (8-16 tuần) – bao gồm thiết lập liên kết kỹ thuật, ví dụ như tích hợp với hệ thống kiểm soát an ninh của TTZ; Kiểm thử và Đào tạo (4-6 tuần); và cuối cùng là Vận hành Chính thức (2-4 tuần).

Kết luận

TMS là một công cụ công nghệ chiến lược và là một khoản đầu tư cần thiết để tối ưu hóa hiệu suất, giảm chi phí vận tải, và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng trong môi trường kinh doanh đầy thách thức hiện nay.

Việc ứng dụng TMS giúp doanh nghiệp chuyển đổi từ quản lý vận tải phản ứng sang quản lý chủ động, dựa trên dữ liệu.

Đặc biệt, sự tích hợp giữa hệ thống TMS và các giải pháp kiểm soát xe ra vào tự động (LPR, Barie) do TTZ Việt Nam cung cấp sẽ tạo ra một quy trình vận hành liền mạch, đảm bảo tối ưu hóa tuyến đường bên ngoài và tăng cường an ninh, giảm thời gian chờ bên trong cơ sở logistics.

Việc đánh giá và triển khai một giải pháp TMS phù hợp là bước đi then chốt để củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp bạn.

Quản lý vận tải hiệu quả bắt đầu bằng dữ liệu và công nghệ chính xác.

TTZ Việt Nam, với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực kiểm soát xe và ra vào, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp của bạn đánh giá nhu cầu và xây dựng lộ trình tích hợp TMS một cách tối ưu.

Liên hệ với TTZ Việt Nam ngay hôm nay để nhận tư vấn chuyên sâu về giải pháp quản lý vận tải và kiểm soát an ninh toàn diện, giúp bạn tối đa hóa hiệu suất và giảm thiểu chi phí hoạt động.

TTZ Việt Nam—Nâng tầm Chuỗi cung ứng Việt.

Xem thêm: