Trong thời đại số hóa, máy chấm công không chỉ là thiết bị ghi nhận giờ làm, mà còn là “trợ thủ” giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự thông minh, giảm thất thoát và nâng cao hiệu suất. Bài viết này sẽ giới thiệu top 6 máy chấm công thẻ từ phổ biến 2025 được nhiều doanh nghiệp tin dùng, kèm phân tích chi tiết về tính năng, ưu – nhược điểm để bạn dễ dàng lựa chọn thiết bị phù hợp nhất.
1. Giới thiệu về máy chấm công thẻ từ
1.1. Máy chấm công thẻ từ là gì?
Máy chấm công thẻ từ là thiết bị ghi nhận thời gian làm việc của nhân viên thông qua thẻ từ hoặc thẻ cảm ứng. Mỗi nhân viên được cấp một thẻ có mã ID duy nhất. Khi quẹt thẻ, dữ liệu về thời gian vào/ra sẽ được lưu trữ và xuất báo cáo nhanh chóng.
1.2. Máy chấm công thẻ từ hoạt động như thế nào?
Máy chấm công bằng thẻ từ hoạt động dựa trên công nghệ nhận dạng tần số vô tuyến (RFID) hoặc cảm biến từ, cho phép thiết bị đọc thông tin được mã hóa trên thẻ và ghi nhận thời điểm chấm công. Quy trình cơ bản gồm 4 bước:
1.2.1. Cấp thẻ và đăng ký thông tin
- Mỗi nhân viên được cấp một thẻ từ hoặc thẻ cảm ứng có mã ID duy nhất.
- Thẻ được đăng ký vào hệ thống máy chấm công, gắn liền với hồ sơ của nhân viên.
1.2.2. Quẹt thẻ để ghi nhận giờ làm
- Khi đến giờ vào ca hoặc kết thúc ca, nhân viên đưa thẻ lại gần đầu đọc (khoảng 2 – 10 cm).
- Cảm biến của máy sẽ kích hoạt trường từ và đọc dữ liệu trên thẻ.
1.2.3. Xác thực thông tin
- Bộ xử lý trong máy so sánh mã ID trên thẻ với dữ liệu đã lưu trong bộ nhớ.
- Nếu khớp, máy sẽ hiển thị thông tin nhân viên và ghi lại thời gian vào bộ nhớ.
1.2.4. Lưu trữ và truyền dữ liệu
- Thông tin chấm công được lưu trực tiếp trong máy hoặc truyền về phần mềm quản lý qua TCP/IP, Wi-Fi hoặc USB.
- Bộ phận nhân sự có thể xuất báo cáo tự động theo ngày, tuần hoặc tháng để tính lương.
1.3. Ưu điểm của máy chấm công thẻ từ
- Tốc độ chấm công nhanh
- Chỉ cần đưa thẻ lại gần đầu đọc trong 1–2 giây là hoàn tất.
- Phù hợp môi trường đông nhân viên như nhà máy, siêu thị, trường học.
- Không tiếp xúc – độ bền cao
- Không bị hao mòn như bàn phím hay cảm biến vân tay.
- Hạn chế lây lan vi khuẩn, phù hợp môi trường yêu cầu vệ sinh cao (bệnh viện, khu chế biến thực phẩm).
- Chi phí đầu tư hợp lý
Giá máy và thẻ rẻ hơn so với máy nhận diện khuôn mặt hoặc đa tính năng.
- Dễ quản lý và mở rộng
Chỉ cần cấp thêm thẻ là có thể thêm nhân viên mới mà không cần cài đặt phức tạp.
- Có thể tích hợp kiểm soát cửa ra vào
Giúp nâng cao an ninh, chỉ người có thẻ hợp lệ mới được phép vào khu vực nhất định.
1.4. Nhược điểm của máy chấm công bằng thẻ từ
- Nguy cơ mượn thẻ để chấm công hộ
Nếu không kết hợp với camera hoặc nhận diện sinh trắc học, nhân viên có thể nhờ người khác quẹt thẻ thay.
- Phụ thuộc vào thẻ vật lý
Nếu thẻ hỏng, mất hoặc bị từ hóa, nhân viên sẽ không thể chấm công.
- Bảo mật thấp hơn sinh trắc học
Mã ID trên thẻ có thể bị sao chép nếu không dùng loại thẻ mã hóa cao cấp.
- Cần quản lý cấp – thu hồi thẻ
Khi nhân viên nghỉ việc, phải thu hồi thẻ để tránh bị lợi dụng ra vào trái phép.
2. Top 6 máy chấm công phổ biến nhất, tốt nhất 2025
2.1. Máy chấm công thẻ từ và vân tay BSL2-OE
Máy chấm công vân tay và thẻ BSL2-OE là thiết bị chấm công sinh trắc học cao cấp đến từ thương hiệu nổi tiếng Suprema – Hàn Quốc.
- Tính năng nổi bật: Hỗ trợ 2 phương thức xác thực – vân tay và thẻ từ, cho phép linh hoạt khi chấm công.
- Thông số chính:
- Dung lượng: hỗ trợ tới 100.000 người dùng, 500.000 mẫu vân tay, và 1.000.000 sự kiện.
- Ghi nhận nhanh dưới 1 giây/lượt.
- Kết nối TCP/IP, RS485
- Ưu điểm: Giá thành hợp lý, độ bền cao, phù hợp nhiều loại hình doanh nghiệp.
- Ứng dụng: Văn phòng, cửa hàng bán lẻ, công ty quy mô vừa và nhỏ.
2.2. Máy chấm công thẻ từ cảm ứng ZKTeco SC800
ZKTeco SC800 là mẫu máy chấm công sử dụng thẻ từ cảm ứng, được thiết kế đặc biệt để hoạt động tốt trong môi trường ngoài trời nhờ đạt chuẩn chống nước IP65 và chống va đập IK04.
- Tính năng nổi bật: Sử dụng thẻ cảm ứng RFID hiện đại, không tiếp xúc, giúp tăng tốc độ chấm công.
- Thông số chính:
- Dung lượng: 50.000 thẻ, 200.000 giao dịch
- Màn hình TFT LCD 2.4 inch hiển thị rõ ràng.
- Hỗ trợ kết nối mạng LAN và Wi-Fi.
- Ưu điểm: Chấm công nhanh, bền bỉ, dễ quản lý từ xa.
- Ứng dụng: Nhà máy, xưởng sản xuất, Tòa nhà, chung cư
2.3. Máy chấm công bằng thẻ từ và vân tay Ronald Jack DG-600BID
- Tính năng nổi bật: Thương hiệu uy tín, tích hợp vân tay + thẻ từ, lưu trữ dữ liệu lớn.
- Thông số chính:
- Dung lượng: 3000 dấu vân tay + 3000 thẻ cảm ứng, 200.000 lần giao dịch
- Ghi nhận nhanh < 0.5 giây.
- Cổng kết nối TCP/IP, USB.
- Ưu điểm: Ổn định, bền bỉ, hoạt động tốt trong môi trường công nghiệp.
- Ứng dụng: Nhà xưởng, kho bãi, công trường xây dựng.
2.4. Máy chấm công thẻ từ và nhận diện khuôn mặt TTZ-673DX-PJZ
TTZ-673DX-PJZ là dòng máy chấm công và kiểm soát ra vào cao cấp, được nghiên cứu và phát triển bởi TTZ Việt Nam, hướng tới các tổ chức, doanh nghiệp cần hệ thống nhận diện thông minh, bảo mật cao và ổn định lâu dài.
- Tính năng nổi bật: Tích hợp 2 phương thức: thẻ từ + nhận diện khuôn mặt, đảm bảo bảo mật và tiện lợi.
- Thông số chính:
- Nhận diện tốc độ < 1 giây
- Dung lượng: 10.000 khuôn mặt, 10.000 vân tay (khi nối thêm module mở rộng) và 50.000 thẻ
- Kết nối TCP/IP, Wi-Fi, USB.
- Ưu điểm: Không tiếp xúc, chống gian lận hiệu quả.
- Ứng dụng: Văn phòng, bệnh viện, tòa nhà thương mại.
2.5. Máy chấm công thẻ từ và Face ID IDS-3001FW
IDS-3001FW của Hikvision được phân phối qua IDSUN, là giải pháp hoàn hảo cho doanh nghiệp, tòa nhà, tổ chức tài chính, trường học và các khu vực cần bảo mật cao.
- Tính năng nổi bật: Sử dụng công nghệ nhận diện khuôn mặt kết hợp quẹt thẻ từ, vân tay, tối ưu cho môi trường đông người.
- Thông số chính:
- Dung lượng: 3.000 khuôn mặt, 3.000 thẻ, 3.000 vân tay và 150.000 sự kiện
- Màn hình cảm ứng màu, giao diện thân thiện.
- Hỗ trợ cổng USB, TCP/IP, Wi-Fi.
- Thời gian nhận diện < 1s
- Ưu điểm: Tốc độ quét nhanh, thiết kế hiện đại, dễ thao tác.
- Ứng dụng: Trường học, siêu thị, doanh nghiệp vừa và lớn.
2.6. Máy chấm công bằng thẻ từ DS-K1T343MX
DS-K1T343MX là dòng máy của Hikvision có mức giá tầm trung nhưng được trang bị đầy đủ tính năng hiện đại.
- Tính năng nổi bật: Chuyên dụng cho môi trường cần chấm công nhanh và an toàn bằng thẻ từ, tích hợp cả nhận diện khuôn mặt
- Thông số chính:
- Dung lượng: lưu trữ tối đa 1500 khuôn mặt, 3000 thẻ, 150.000 sự kiện
- Thời gian nhận diện <1s
- Hỗ trợ kết nối TCP/IP, hỗ trợ ISAPI, ISUP5.0
- Ưu điểm: Khả năng lưu trữ cực lớn, phù hợp doanh nghiệp đông nhân sự.
- Ứng dụng: Nhà máy, công ty vừa, khu công nghiệp.
3. Lợi ích của máy chấm công thẻ từ
3.1. Ghi nhận giờ làm chính xác tuyệt đối
Máy chấm công thẻ từ giúp loại bỏ tình trạng ghi nhầm hoặc gian lận giờ làm, vì mỗi nhân viên chỉ được cấp một thẻ từ duy nhất, không thể dùng thay cho người khác.
3.2. Tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý
Bộ phận nhân sự không còn phải nhập liệu thủ công. Dữ liệu từ máy chấm công thẻ từ có thể xuất báo cáo tự động dưới dạng Excel, giúp giảm bớt nhân lực và tăng hiệu quả xử lý.
3.3. Tích hợp kiểm soát ra vào nâng cao an ninh
Nhiều dòng máy hỗ trợ mở/đóng cửa khi quẹt thẻ, ngăn chặn người không có thẩm quyền vào khu vực nhạy cảm, đồng thời giúp quản lý toàn bộ hoạt động ra – vào của nhân viên và khách.
3.4. Hình ảnh doanh nghiệp hiện đại – chuyên nghiệp
Việc sử dụng máy chấm công hiện đại thể hiện sự đầu tư của doanh nghiệp vào công nghệ, góp phần nâng cao hình ảnh trong mắt khách hàng và đối tác.
4. Tiêu chí khi lựa chọn máy chấm công thẻ từ
- Dung lượng lưu trữ
Xác định số lượng nhân viên để chọn máy có khả năng lưu trữ đủ dữ liệu, tránh tình trạng đầy bộ nhớ.
- Môi trường lắp đặt
Công trường, nhà máy nên chọn loại máy chống bụi, chống nước; văn phòng có thể ưu tiên thiết kế thẩm mỹ.
- Phương thức kết nối
Nên ưu tiên máy hỗ trợ TCP/IP, Wi-Fi hoặc 4G để quản lý từ xa và đồng bộ dữ liệu nhanh chóng.
- Bảo mật
Chọn máy hỗ trợ xác thực đa phương thức (thẻ từ + mật khẩu, hoặc thẻ từ + vân tay) để tăng tính an toàn.
- Tương thích phần mềm quản lý
Đảm bảo máy có thể tích hợp với phần mềm chấm công – tính lương mà doanh nghiệp đang sử dụng.
5 Tổng kết
Năm 2025 đánh dấu sự lên ngôi của những máy chấm công thẻ từ hiện đại, đa tính năng, đáp ứng nhu cầu từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn. Sáu mẫu máy như BSL2-OE, ZKTeco SC800, Ronald Jack DG-600BID, TTZ-673DX-PJZ, IDS-3001FW, DS-K1T343MX không chỉ mang lại độ chính xác tuyệt đối trong quản lý giờ làm, mà còn nâng tầm an ninh và hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.
Việc lựa chọn đúng thiết bị ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tối ưu vận hành và đảm bảo dữ liệu chấm công minh bạch. Nếu bạn đang tìm một giải pháp vừa hiện đại – an toàn – chi phí hợp lý, hãy cân nhắc đầu tư ngay hôm nay để đón đầu xu hướng quản lý nhân sự thông minh trong năm 2025.
Ngoài ra còn có một số loại máy chấm công như máy chấm công vân tay, máy chấm công khuôn mặt cũng đang rất phổ biến hiện nay. Đặc biệt là máy chấm công nhận diện khuôn mặt đem đến tỉ lệ chính xác và bảo mật cao. Do đó nó cũng trở thành máy chấm công được lựa chọn hàng đầu. Hãy xem qua Top 10 máy chấm công nhận diện khuôn mặt tốt nhất 2025 để có thể đưa ra phương án tối ưu tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.
